決裁した金額のとおりに発注・検収・払い・仕訳まで
決裁した稟議をもとに発注し、納品された分を検収して、検収できた分だけ支払う流れです。 5つの伝票は、前の伝票を選ばないと作れません。承認のない発注や根拠のない支払は、操作として発生しない仕組みです。 橙の点線は、システムが自動で処理する部分です。
稟議を起こして決裁を取る
起案者 / 承認者まず「申請・承認」タブを開きます。管理画面はどれも、左に業務メニュー、中央に一覧という同じ構成です。 新しい伝票は、一覧を開いて左メニューの新規登録から作ります。
稟議一覧を開く申請・承認 › 稟議一覧
タブを開くと一覧が表示されます。左メニューの「稟議新規登録」から、新しい申請書を作ります。 左の階層ツリーは状態別・種別別に自動で集計されるため、下書きや差戻しの見落としも防げます。
「稟議新規登録」で申請書を作るW10 伝票フォーム
空の伝票が開きます。金額の欄はグレーで、入力できません。 総額は明細の集計で決まるため、起案者が金額を直接書くことはありません。
申請種別を選ぶピッカー
申請種別マスタが、そのまま選択肢になります。種別を選ぶと、承認ルートと支払要否が決まります。 今回の購買稟議は発注を経由するため、稟議からは支払が立ちません。 申請書の種類を増やしたいときは、このマスタに1行足すだけです。
明細を入れる稟議明細タブ
経費科目をピッカーから選ぶと、費目・勘定科目・税区分・単位がまとめて入ります。 数量と単価を入力すれば、税額と合計は自動で再計算されます。
ノートPC 12台 × 178,000円を入力すると、ヘッダの申請金額は 2,349,600円 になりました。
承認する承認履歴タブ
承認者は自分の段を1行追加します。何段目で、誰が、いつ、どんなコメントで承認したかが残ります。 履歴は追加と訂正のみで、削除はできません。
最終段の承認が入ると、決裁日・決裁者・申請ステータスがヘッダに自動で書き込まれます。 ステータスを直接動かす操作は、用意していません。承認の記録を通らない状態変更を防ぐためです。
決裁を根拠に発注する
購買担当「発注・検収」タブに移ります。手順は同じです。一覧を開いて、左メニューの「発注新規登録」から作ります。
発注一覧を開く発注・検収 › 発注一覧
発注ステータスとは別に、システムが積み上げる検収状況の列があります。 右端の発注残は、まだ検収していない金額です。フッターに合計が出ます。
「発注新規登録」で発注書を作るW10 伝票フォーム
空の発注伝票です。金額の欄は、ここでも入力できません。 納期を入れると、納期残日数とアラートが自動で付きます。
根拠の稟議を選ぶピッカー
ピッカーの見出しは「承認済の購買稟議から選択」。候補に並ぶのは、承認済の購買稟議と外注委託稟議だけです。 下書きや承認中の稟議は出てきません。決裁前の発注は、画面の操作として作れない仕組みです。
明細を入れて発注済にする発注明細タブ
品名・数量・単価を入れて保存し、発注ステータスを「発注済」にします。 明細には検収済数量と残数量の列があり、検収を入れるたびに積み上がります。
この画面は、検収まで終わった後の状態です。検収済 12、残数 0 になっています。
納品されたぶんを検収する
検収担当同じ「発注・検収」タブで検収一覧を開き、左メニューの「検収新規登録」から作ります。
検収一覧を開く発注・検収 › 検収一覧
検収は、発注と1対多の関係です。分納の場合は、1つの発注に複数の検収が並びます。
「検収新規登録」で検収伝票を作るW10 伝票フォーム
検収日には、今日の日付が入ります。取引先はこれから選ぶ発注から写るため、入力は不要です。
どの発注の検収かを選ぶピッカー
見出しは「検収していない発注から選択」。候補は、発注済でまだ検収が残っている発注だけです。 検収が完了した発注は一覧から消えるため、二重検収は起こりません。
検収する行を選ぶ検収明細タブ
明細は手入力ではなく、選んだ発注の明細から選びます。 発注数量・検収済数量・残数量が並ぶため、分納の途中でも残りを確認しながら選べます。 チェックした行がそのまま検収明細になり、数量には残数量が入ります。 発注していない品目や、発注数を超える検収は選べません。
検収済にして保存する検収ステータス
合否を確認して、検収ステータスを「検収済」にします。人の操作はここまでです。
保存すると、3つの処理が自動で動きます。発注明細の検収済数量が12になり、発注の検収状況が「検収完了」に変わり、 支払管理に取引先支払が1件作成されます。支払の起票を、経理が探して回る必要はありません。
発注側の検収タブに、いま作った検収が1行積み上がりました。
自動で立った支払を、払って消す
経理「支払管理」タブに移ります。ここだけは、新規登録を使いません。検収が完了した時点で、支払の伝票はすでに立っています。
支払一覧を開く支払管理 › 支払一覧
発注・経費精算・出張仮払・支払依頼が、区分をまたいで1つの一覧に並びます。 今週いくら出ていくかをこの画面で確認し、期限超過から順に処理できます。 先頭の PY2609180001 が、いまの検収で自動作成された支払です。
支払伝票を開いて、払ったら支払済にするW10 伝票フォーム
備考には「発注 PO2608190001 の検収完了により自動生成」と入っています。 支払予定日は、検収日と取引先の支払サイトから計算されます。振り込んだら支払日を入れて「支払済」にします。
支払済にすると、仕訳データに「買掛金 / 普通預金」の1行が追加されます。転記の作業はありません。
会計へ渡す形になっていることを確かめる
経理「会計連携」タブの仕訳データは、伝票から自動で生成されます。伝票を直せば仕訳も変わるため、修正漏れが起きません。
仕訳データを開く会計連携 › 仕訳データ
同じ発注から出た2行が、伝票区分と伝票IDつきで並びます。 検収で費用が計上され、支払で買掛金が落ちる流れを1画面で追えます。期間で絞って、CSVに出力できます。
1件の購買が、決裁から仕訳まで通りました
人が入力したのは、件名・数量・単価と状態の切り替えだけです。 採番、集計、次の伝票の起票、仕訳の生成は、すべてシステムが処理しました。
あとから、どの伝票からでも前後をたどれる
業務の流れは一方通行ですが、記録は双方向にたどれます。どの伝票からも、根拠になった伝票と、 そこから生まれた伝票をボタン1つで開けます。矢印の文字は、実際の画面のボタン名です。
仕訳の1行から、支払の理由を決裁まで遡れます。監査や問い合わせのたびに、担当者へ経緯を確認する手間がなくなります。
