目視確認とExcel手入力、そのつどのFAX発注から卒業する。本倉庫と各階パントリーの在庫を1つの台帳で持ち、発注点を下回った品目を自動で拾い、発注先へ連携して発注。月末は実地棚卸で締めて、月次の在庫報告までそのまま出力できます。
個別開発ではありません。下記はいずれもクラウドサービスの標準機能で、契約したその日から使えます。
客室アメニティ・消耗品を「品目 × 保管場所」で管理。本倉庫と各階パントリーの在庫を別々に持ち、入庫・払出・移動・廃棄のすべてを受払履歴として残します。目視で数えてExcelに写す作業がなくなります。
✓ 標準機能発注点を下回った品目を自動抽出し、発注推奨数量をケース単位で提示。発注データは発注先の受発注システム・EDIサービスへCSVで連携でき、納品データも取り込めます。API連携への差し替えも同じ仕組みのまま可能です。
✓ 標準機能月末に実地棚卸を起票すると、その保管場所の帳簿在庫が自動で明細に展開されます。現場は実地数量を入れるだけ。差異数量・差異金額はその場で計算され、確定すると在庫が実地数量に揃います。
✓ 標準機能締めた棚卸から月次在庫報告書を出力。分類・品目別に帳簿数量／実地数量／差異／在庫評価額を並べ、そのままExcelで開ける形式で管理部門へ提出できます。締め日の翌数営業日という報告サイクルにも無理なく乗ります。
✓ 標準機能「定数(PAR)を決める → 発注点で拾う → 発注 → 検収 → パントリーへ払出 → 月末棚卸 → 月次報告」。以降の画面はこの順番で並べています。
品目 × 保管場所の現在庫
発注点を下回った品目
自動ケース単位・推奨数量つき
発注先へ送信／納品取込
自動納品書と照合して在庫へ
月末実地棚卸で締める
月次在庫報告書をExcelへ
Excel本倉庫(メインストア)、各階のパントリー、リネン室。保管場所ごとの在庫を1画面で。左のツリーは保管場所別・分類別に折りたためます。在庫数量は受払履歴の集計なので、手で書き換えられません。
左の階層ツリーで 保管場所(本倉庫・各階パントリーなど)を切り替え。保管場所の数と名称はマスタで自由に定義できます。品目コード・品目名称・JANコードでの絞り込み検索に対応します。
品目ごとに定数(PAR)と発注点を持ちます。有効在庫(現在庫＋発注残)が発注点を下回った品目だけを自動で抽出。すでに発注済みの数量は差し引かれるので、二重発注が構造的に起きません。
在庫ステータスは 欠品 / 要発注 / 適正 / 過剰 の4段階。色で一目で判断できます。過剰在庫の把握にも同じ画面が使えます。
在庫は「本・枚・個」、発注は「ケース」。品目マスタのケース入数から自動換算するので、現場が単位を間違えません。明細は仕入先を選ぶとその仕入先の品目だけが候補に出て、発注推奨ケース数がそのまま初期値に入ります。
発注ステータスは 作成中 → 発注済 → 一部入荷 → 入荷完了。検収を登録すると自動で進みます。人が付け替える必要はありません。
発注データは発注先の受発注システム・EDIサービスの形式でCSV出力。送信すると送信ログが残ります。先方からの納品データを取り込むと入庫伝票(入力中)が自動で起票されます。ただし在庫は動きません — 現品照合(検収)は人が行う設計です。
発注番号・商品コード・ケース数・単価をCSVで出力。取引先ごとの商品コードに読み替えて出します。API連携へ差し替えても同じデータ・同じログを使います。
いつ・どの発注を・何件送ったかを証跡として保存。未送信の発注はメニューから一発で抽出できます。
商品コード／品目コード／JANの順に品目を解決し、納品書番号ごとに入庫伝票を自動起票します。
特定できない行はエラー理由つきで残ります。先方カタログ未登録品も見逃しません。
上の行は エラー(先方カタログ未登録の商品コード)。下の2行は 変換済 で、生成された入庫伝票の番号が入っています。連携方式はCSV・APIのどちらでも構成でき、連携先のサービスは問いません。
発注残のある明細だけを候補に出して検収します。発注数量と入庫数量の差は検収差異として記録され、不足分は発注残として残ります。ステータスを「検収済」にした瞬間に、はじめて在庫が増えます。
出庫(払出・移動・返品・廃棄)も同じ画面系です。本倉庫 → パントリーへの移動は1枚の伝票で、出庫と入庫の両方が同時に立ちます。
棚卸年月と保管場所を指定して起票するだけ。その保管場所の帳簿在庫が明細に展開され、ステータスは「実査中」へ進みます。現場が入力するのは実地数量の1列だけです。
棚卸年月・保管場所を指定して起票。帳簿在庫を凍結します。
実地数量を入力。差異数量・差異金額がその場で計算されます。
差異ぶんの棚卸調整が在庫に反映され、在庫が実地数量に揃います。
その年月・保管場所への受払を以後受け付けません。報告した数字が動きません。
差異件数・差異数量・差異金額・実地評価額をヘッダで集計。差異の発生率が高い棚卸は 要確認 として色で立ち上がります。
帳簿数量・単価・差異数量・差異金額はすべて自動。編集できるのは実地数量と備考だけなので、現場での入力ミスが起きにくくなっています。バーコード(JAN)で数えた数をそのまま入れる運用にも対応します。
その保管場所の在庫品目が、帳簿在庫からまとめて自動展開されています。差異が出た行だけ 不足 / 過剰 の色が付き、備考に理由を残せます。
締めた棚卸から、分類・品目コード順に並べた在庫報告書を出力します。帳簿数量／実地数量／差異数量／単価／在庫評価額／差異金額。月次の在庫報告に必要な項目がそろっており、複数施設を運営する場合は施設別に同じ様式で提出できます。
対象年月で絞り込み、そのままダウンロード。入庫金額・払出金額・棚卸調整の月次推移は「月次受払サマリ」で確認できます。
品目マスタにJANコードを持ち、入庫・出庫・棚卸のどの品目選択画面でもJANコードが検索対象になっています。市販のバーコードスキャナ(USB接続・キーボード入力方式)は読み取った数字をそのまま打ち込むため、スキャナを買ってきた日からそのまま使えます。
まずは今の運用のまま、Excelを本システムに置き換えます。品目コード・品名での検索とドロップダウンで入力でき、在庫は自動集計されます。
スキャナでJANを読むと品目が確定します。棚卸明細は帳簿在庫が並んだ状態で待っているので、読んで数を入れるだけ。設定変更もマスタの作り直しも不要です。
| 在庫の単位 | 本 / 枚 / 個 / セット / 組 / 袋 / 箱 / ロール。在庫単位と発注単位(ケース)を分けて持ち、ケース入数で換算します。 |
|---|---|
| 在庫の主体 | 品目 × 保管場所。本倉庫(メインストア)、各階パントリー、リネン室などを別在庫として管理します。保管場所はマスタで自由に追加できます。 |
| 在庫の増減 | 入庫(検収済) / 出庫(払出済) / 移動 / 返品 / 廃棄 / 棚卸調整。すべて受払履歴に残り、在庫数量はその集計です。手入力で書き換えることはできません。 |
| 在庫評価 | 最終仕入原価法(在庫数量 × 最終仕入単価)。仕入単価は検収時に自動更新されます。 |
| 発注の判定 | 定数(PAR)・発注点・安全在庫・リードタイム日数を品目ごとに設定。有効在庫 = 在庫 + 発注残が発注点以下で「要発注」。 |
| 発注の連携 | 発注先の受発注システム・EDIサービスと連携。CSV連携を標準実装、API連携へも同じ構成のまま差し替えられます。取引先ごとに発注方法(連携 / FAX / メール / 電話)を持てるため、連携していない取引先は「対象外」として区別されます。 |
| 棚卸 | 保管場所ごと・月次。準備中 → 実査中 → 確定 → 締め。締め後はその月の受払を受け付けません。 |
| 禁則(自動チェック) | 在庫がマイナスになる出庫、移動先未指定の移動、入荷実績のある発注の取消、締め済み月への受払、同一年月・同一保管場所の棚卸重複。 |
| 動作環境 | ブラウザのみ(専用アプリ不要)。PC・タブレットで利用でき、パントリーでの入力にも使えます。 |
| ご提供形態 | クラウドサービス(SaaS)としてご提供します。サーバの設置・保守は不要で、施設・拠点が増えても同じ仕組みのまま追加できます。 |
いつ・どこで・何が・いくつ動いたかを1件ずつ追跡。棚卸差異の原因調査に使えます。
本倉庫からパントリーへの補充を1伝票で。出庫と入庫が同時に立ちます。
破損・汚損の廃棄、取引先への返品を区分して記録。棚卸差異と切り分けられます。
全一覧に共通の検索パネル。品目コード・品名・JAN・保管場所・ステータスで絞れます。
すべての一覧をCSVで出力。Excelでそのまま開いて加工できます。
集計軸を選んでクロス集計。品目別・保管場所別・月別の消費傾向を確認できます。
仕入先ごとに発注方法・締日・支払サイト・連携用の取引先コードを保持します。
ユーザ・グループ単位の権限設定。閲覧のみ／入力可などを画面ごとに設定できます。
誰がいつ登録・更新したかを全伝票に記録。棚卸の締めまでの経緯を追えます。