STEP 1
発注書を添付→AIで読む→確定(受注済)
受注担当
まず「受注管理」タブを開きます。ここでは届いた発注書を添付して、受注が確定するまでを追います。取引先も納期も明細も、人は入力しません。
受注一覧を開く受注管理 › 受注一覧
受注の状態(受注済 / 出荷指示済 / 出荷済 / 取引完了)と納期の警告が一覧で分かります。
新しい受注は、左メニューの「受注を新しく作る」から作ります。
受注管理 / 受注一覧
「受注を新しく作る」で空の受注を開く受注管理 › 受注を新しく作る
まっさらな受注が開きます。画面のいちばん上に、この伝票のフローが表示されます(受注済 → 出荷指示済 → 出荷済 → 取引完了)。何も入力せずに「発注書をAIで読む」タブを開きます。
受注管理 / 受注を新しく作る — 開いた直後
「発注書をAIで読む」タブを選んだ状態
発注書を添付する発注書をAIで読む タブ
得意先から届いた発注書のファイルをそのまま添付します。Excel・CSV・PDF・FAX画像など様々なファイルを、様式を問わず読ませることができます。
発注書をAIで読む — 添付した直後
「AIで発注書を解析する」をクリックする解析 → 明細解析中
クリックすると解析状態が「明細解析中」になります。読み取りは数十秒で終わります。
発注書をAIで読む — 解析中
解析結果タブで読み取った内容を確かめる解析結果タブ
解析が終わると「解析結果」タブが表示されます。書類の差出人から取引先が、届け先から出荷先が、明細の品名から当社の商品が決まっています。発注書の合計と明細の合計も突き合わせ、一致ならOKと表示されます。
「解析結果」タブ解析結果 — 読み取った内容
解析結果 — この解析結果でできる受注明細
TIPS
先方の品名が当社の商品と違って読まれていたら、確定の前に明細の商品コードをクリックして一覧から選び直します。
商品を特定できなかった行があるあいだは確定できません。
確定した時点で、先方の品名と当社の商品の対応は商品名寄せへ覚えられ、次回から自動で突合します。
「この解析結果で確定する」をクリックする解析結果タブ → 受注明細
読み取った3行(ぽん酢 10ケース・和風ドレッシング 8ケース・即席みそ汁 15ケース)が受注明細になり、解析結果タブは消えます。
「この解析結果で確定する」ボタン受注明細 — 確定後
受注情報を確かめる受注情報タブ
取引先・受注日・希望納期・出荷先・先方発注番号が入力され、金額は明細から集計されます(3品目 33ケース = 482本、税別 105,120円 / 税込 113,530円)。
「受注情報」タブ受注情報 — 受注済
STEP 2
出荷を指示する→出荷伝票→出荷済(在庫が減る)
出荷担当
受注から「出荷を指示する」をクリックすると、出荷伝票が自動で立ち、そのまま画面が開きます。出荷日を入力して出荷済にすると、在庫が減り、配送伝票が立ちます。
「出荷を指示する」をクリックする受注情報タブ
受注済のときだけ表示されるボタンです。クリックすると受注は出荷指示済になり、出荷伝票が自動で立ってその画面が開きます。
受注の出荷セクションには出荷伝票の番号と「出荷データへ」が現れ、あとから開き直せます。
「出荷を指示する」ボタン受注情報 — 出荷指示済
開いた出荷伝票を確かめる出荷管理
出荷伝票 SH2609060007 が開きます。出荷先・受注の情報・明細は受注から引き継がれます。
出荷管理 — 出荷指示済
出荷明細
出荷日を入力して「出荷済にする」をクリックする出荷情報タブ
出荷日を入力してからクリックします。出荷は出荷済になり、受注も出荷済へ進みます。
「出荷済にする」ボタン出荷管理 — 出荷済(配送が立った)
AUTO
出荷済にした瞬間に、配送伝票 DV2609060006 が立ち、出荷明細の3行が在庫変動(−)として記録されます。
在庫管理 / 在庫変動履歴 — 出荷 SH2609060007 の3行
STEP 5
在庫変動履歴と在庫一覧で「減った」を確かめる
在庫担当
「在庫管理」タブを開きます。出荷済にした3行が、商品ごとの減少として記録されます。
在庫変動履歴を開く在庫管理 › 在庫変動履歴
左のツリーで取引先「みなと商事株式会社」→「出荷」と絞ります。出荷伝票 SH2609060007 から、商品ごとに出荷(−)の行が3行記録されます。1行ごとに元の伝票番号と取引先を表示します。
在庫管理 / 在庫変動履歴
在庫変動履歴 — 出荷 SH2609060007 の3行
在庫一覧で現在庫を見る在庫管理 › 在庫一覧
商品ごとの現在庫・入荷累計・出荷累計・最終出荷日が並びます。数量はすべてバラ(本)換算です。
在庫管理 / 在庫一覧
