01このシステムの特長
依頼書を読む・配送ごとに分ける・変更を探して直す・配車システムへ入力する、を1 つの画面の流れにします。
バラバラの書式を AI が読み、束のスキャンも 1 通ずつに分ける
FAX の PDF・スキャンした紙・メール(本文と、添付された PDF・Excel・Word の依頼書)を取り込むと、AI が依頼の中身(オーダー番号・積地・出荷日・納入先・納入日・時間指定・品名・数量・重量)を読み取ります。 依頼元ごとに様式を登録する作業はありません。紙を束でまとめてスキャンした PDF は、依頼書ごとに自動で分けてから読みます。 依頼元は送信元の FAX 番号か、書類の社名で自動で決まります。
→ FLOW 01・02 で受付を見ます1 枚の依頼書を配送ごとに分け、変更・再送は二重に登録しない
読み取った行は納入先 × 納入日 × 積地 × 出荷日 × 時間 × オーダー番号ごとの「まとまり」(= 配送オーダー 1 件)に自動で分かれ、登録の前に一覧で確かめられます。 まとまりごとに登録済みのオーダーと突き合わせて、新規 / 変更 / 追加 / 取消 / 登録しない(同じ依頼の再送) を提案します。 変更は版と履歴に残り、配車システムへ渡した後の変更は「再連携要」として次の CSV に載ります。
→ FLOW 03 で変更と再送を見ます配車システムの取込様式に合わせた CSV を、まだ渡していない分だけ
CSV の列の並び・見出し・日付の書き方・区分のコード・文字コード・1 行の単位は画面の「CSV レイアウト」で決めます。配車システムの様式が変わっても、プログラムの改修は要りません。 CSV にはまだ渡していないオーダーと、渡した後に変わったオーダーだけが載り、同じオーダーが二重に渡ることはありません。電話・メールで受けた依頼も同じ CSV に集まります。
→ FLOW 05 で CSV を作ります
左は、依頼元から届いた FAX をそのまま画像にしたものです。1 枚の出荷指示書に3 つのオーダー番号が並び、倉庫(積地)は多摩と八王子の 2 か所、 最初のオーダーは届先が 2 か所あります。
下は、この FAX を AI が読み取って分けた「登録のまとまり」です。4 件の配送オーダー(オーダー番号 3 つ × 届先)に分かれ、どれも登録済みのオーダーとは重ならないので「新規」です。
このまま「登録する」をクリックすると、配送オーダーが 4 件できます(FLOW 01)。
02ご要望(Must 要件)への対応
配送依頼の受付でよくある困りごとと、このシステムでの扱いです。
| ご要望・困りごと | このシステムでは | 画面 |
|---|---|---|
| FAX で受けた紙をスキャンしてデータ化したい | FAX サーバの PDF・スキャナの保存先を取込フォルダにするだけで、AI が読み取って受付に並べます。2 日に 1 回まとめてスキャンした束も、依頼書ごとに自動で分けます | FLOW 01 02 |
| 1 枚に複数の納入先・出荷オーダーが混ざっている | 行ごとに納入先・日付・積地・オーダー番号を読み、配送オーダー 1 件ずつのまとまりに自動で分けます。分け方の条件(オーダー番号で分けるか)は依頼元ごとに設定でき、登録の前に一覧で確かめて直せます | FLOW 01 |
| 途中で届く変更依頼・同じ依頼の再送 | まとまりごとに登録済みのオーダーと突き合わせ、変更・追加・取消は元のオーダーへ反映(版と変更履歴)、同じ内容の再送は「登録しない」。変更の疑いがあるものは人が選ぶまで登録を止めます | FLOW 03 |
| 配車管理システムへ取り込む CSV の加工・生成 | 取込様式は画面の CSV レイアウトで合わせます(列・見出し・書式・区分のコード・文字コード・変更と取消の出し方)。CSV はまだ渡していない分だけを集めて作り、何をいつ渡したかが残ります | FLOW 05 |
| 電話・メールで受けて手入力した依頼も同じ CSV へ | 電話は配送オーダーを画面で登録、メールは本文を貼るか、メールごと(または依頼書の PDF・Excel・Word を)添付して AI が読みます。どれも同じ配送オーダー → 同じ CSV です | FLOW 04 |
03全体の流れ — 依頼が届く → AI が読んで分ける → 確かめて登録 → 配車 CSV
青は人が操作するところ・橙の点線はシステムが自動で行うところです。
